Upit: Poštovani, na koji način ispravno vodimo evidenciju radnika u elektronskom obliku? Molim Vas da me uputite na koji način to radimo i postoji li nekakav program i obrazac. Je li potrebno još uvijek voditi matičnu knjigu radnika u fizičkom obliku?
ODGOVOR:
Škole su dužne voditi evidenciju o radnicima. Matičnu knjigu radnika škole su vodile do 25. ožujka 2015. godine. Obaveza vođenja evidencije o radnicima propisana je u odredbi članka 5. Zakona o radu (Narodne novine, br. 93/14, 127/17, 98/19, 151/22. i 64/23.-OUSRH od 14.06.2023.).
Poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni, koja mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu, a ministar nadležan za rad pravilnikom propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima.
Škola vodi evidenciju o radnicima u skladu sa odredbama važećeg Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima ( Narodne novine, broj 73/17).
Poslodavci su bili dužni voditi za zaposlene radnike nekad zvanu matičnu knjigu radnika do donošenja Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, broj 32/25) koji je stupio na snagu 25. ožujka 2015. godine. Ovaj Pravilnik izmijenjen je i dopunjen (Narodne novine, br. 97/14, od 1.09.2015.).
Ministar nadležan za rad je donio novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima. Pravilnik je objavljen u Narodnim novinama, broj 73/17. ( u nastavku teksta: Pravilnik) stupio je na snagu 1. rujna 2017. godine. Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestao je važiti od 1. rujna 2017. Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, br. 32/15 i 97/15).
Poslodavci su dužni voditi evidencije o radnicima u skladu s odredbama novog Pravilnika, samo ako drugim propisom nije drugačije uređeno vođenje evidencije o radnicima.
Propisi koji uređuju vođenje evidencija u školskim ustanovama su:
1. Zakon o radu (čl. 5,čl.233.st.2., čl. 229.st.1. t.1.)
2. Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (N.N. broj 73/17.)
3. Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi(čl.99.st.5.)
4. Pravilnik o evidenciji radnog vremena za radnike školskih ustanova (N.N. broj 144/11.)
5. Zakon o prosvjetnoj inspekciji (čl. 11. st. 1.t. 27).
6. Pravilnik o djelokrugu rada tajnika te administrativno-tehničkim poslovima koji se obavljaju u osnovnoj školi (N.N. broj 40/14.) čl.2. st. 2.
7. Pravilnik o djelokrugu rada tajnika te administrativno-tehničkim poslovima koji se obavljaju u srednjoj školi (N.N. broj 2/11.) čl. 2.
8. Temeljni kolektivni ugovor za službenike i namještenike u javnim službama (čl. 32).
Evidencija o radnicima poslodavca mora sadržavati najmanje 18 obveznih podataka koji su navedeni u članku 3. stavku 1. Pravilnika, te i druge podatke koji se primjerice navode u stavku 2. članka 3. Pravilnika, od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa, ili u vezi s radnim odnosom, a može sadržavati i druge podatke koji mogu biti određeni drugim propisima ili može sam poslodavac ocijeniti da bi trebali biti sadržani u evidenciji o radnicima.
Obrazac evidencije o radnicima nije propisan uz Pravilnik, stoga školska ustanova izrađuje sama obrazac evidencije o radnicima koji mora sadržavati sve propisane podatke navedene u članku 3. Pravilnika.
Ako škola ustanova kao poslodavac ne vodi o radnicima evidenciju i o radnom vremenu ili ne vodi na propisan način počinit će najteži prekršaj za koji je propisana člankom 229. st. 1. t. 1. Zakona o radu novčana kazna za školu poslodavca, i za odgovornu osobu poslodavca ravnatelja škole.
Radnik odnosno druga osoba dužna je prijaviti svaku promjenu podatka poslodavcu odmah a najkasnije u roku od osam dana o dana nastanka promjene.
Osim evidencije o radnicima školska ustanova kao poslodavac je dužna voditi i posebne evidencije za osobe navedene u članku 4. stavku 1. Pravilnika ako rade u školskoj ustanovi.
Evidencija se može vodi u pisanom ili elektroničkom obliku i čuva se kao dokumentacija trajne vrijednosti. Rok čuvanja posebnih evidencija o drugim osobama je šest godina.
document OGLEDNI PRIMJER Evidencija podataka o radniku (14 KB)